Діяльність державних архівних установ області та архівних відділів міських рад протягом 9 місяців 2009 року була спрямована на реалізацію законодавства про архівну справу, забезпечення збереженості і загальнодоступності архівних інформаційних ресурсів, повноцінне формування НАФ.

Архівні відділи райдержадміністрацій та міських рад області в цілому виконали та перевиконали основні планові завдання 9 місяців 2009 року.

Протягом 9 місяців 2009 року проводилась робота з поліпшення фізичного стану документів: оправлено та підшито 972 од.зб., що на 3% більше, ніж за відповідний період минулого року. Закартоновано 22692 справи постійного зберігання (що на 9128 справ більше, ніж за 9 місяців 2008 року) та 278 справ з особового складу. Держархівом області відремонтовано 29576 аркушів, відновлено 308 аркушів із згасаючим текстом.

Проводилась робота з перевіряння наявності та фізичного стану документів. За звітний період Держархівом області перевірено 58164 справи після 1917 року (що на 159 справ більше, ніж за відповідний період минулого року); архівними відділами райдержадміністрацій та міськрад – 21988 справ.

Госпрозрахунковою групою архівного відділу Олександрійської міської ради упорядковано 842 од. зб. управлінської документації (що на 130 од.зб. більше, ніж за 9 місяців 2008 року) та 1407 од. зб. - з особового складу, Держархіву області відповідно – 1068 і 1407 од.зб. (з особового складу на 842 од.зб. упорядковано більше).

Державними архівними установами області та архівними відділами міських рад прийнято на державне зберігання 10676 од.зб. управлінської документації, у тому числі 6300 од.зб. понад встановленого терміну зберігання (59% від загальної кількості прийнятих документів).

На засіданнях експертно-перевірної комісії Держархіву області схвалено описи справ на 11458 од.зб. управлінської документації та 5200 од.зб. з особового складу, погоджено 183 номенклатури справ - джерел комплектування архівних установ області та 10 номенклатур установ списку №3.

З метою організаційно-методичного керівництва архівною справою в архівних підрозділах установ, підприємств, організацій області проведено 198 комплексних (що на 25 більше, ніж за відповідний період 2008 року), 48 тематичних та 145 контрольних перевірок. Архівними установами низової ланки проведено 42 наради-семінари з питань забезпечення збереженості документів та підготовки їх до передавання на державне зберігання.

У звітному періоді Держархівом області було проведено наради-семінари з керівниками архівних відділів райдержадміністрацій і міськрад, Трудових архівів області з питань діяльності архівних установ; кущова нарада-семінар на базі архівного відділу Знам’янської міської ради з питань використання архівної документної інформації в архівних установах; з відповідальними за архівну справу та діловодство установ культури і мистецтва м.Кіровограда, представниками обласних профспілкових організацій з питань роботи з документами у діловодстві та освоєння сучасних вимог до документування управлінської діяльності.

З метою визначення та оцінки стану збереженості архівних документів в установах, організаціях, підприємствах – джерелах комплектування Національного архівного фонду Держархівом області продовжено, а архівними відділами Кіровоградської та Світловодської міських рад організовано і проводяться відповідні огляди.

Проведена певна робота по забезпеченню зберігання соціально-значущих документів громадян. У звітному періоді розпочав свою діяльність сектор з питань архівної справи виконавчого апарату Кіровоградської районної ради. Рішенням Компаніївської районної ради від 14 січня 2009 року №267 створено Трудовий архів району, що забезпечить централізоване тимчасове зберігання та використання документів з особового складу ліквідованих установ району. Затверджено штатний розпис, призначено керівника Трудового архіву. Вирішується питання щодо виділення приміщення.

Протягом 9 місяців 2009 року архівістами області була проведена певна робота по використанню архівних документів із застосуванням усіх форм інформаційного забезпечення громадян. Зокрема, працівниками державних архівних установ було виконано 769 тематичних запитів (що на 259 запитів більше, ніж за 9 місяців минулого року), 9204 запити соціально-правового характеру (що на 2795 запитів більше, ніж за відповідний період 2008 року), з них на 8045 запитів дано позитивні відповіді, що складає 87 % від загальної кількості.

У державних архівних установах області за цей період працював 291 користувач, видано 1586 справ.

Протягом звітного періоду опубліковано у місцевій пресі 33 статті, підготовлено 36 виставок документів (що на 8 більше у порівнянні з відповідним періодом 2008 року), 12 радіопередач, 29 телепередач, які були присвячені краєзнавчій тематиці, завданням та проблемам архівних установ. Архівними установами області підготовлено 22 ініціативних інформування до ювілейних дат утворення установ і організацій області.

Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад проведено 18 шкільних уроків (що на 3 більше, ніж за 9 місяців минулого року) та 22 екскурсії для учнівської молоді районів (що на 8 більше, ніж за 9 місяців 2008 року).

Функціонує та постійно оновлюється веб-сайт Держархіву області.

Продовжувалась робота із зняття грифів обмеження доступу до документів, створених за радянських часів, розсекречено 1692 архівні справи.