Діяльність державних архівних установ області та архівних відділів міських рад протягом 2009 року була спрямована на реалізацію законодавства про архівну справу, забезпечення збереженості і загальнодоступності архівних документів, повноцінне формування Національного архівного фонду.

Архівні установи області виконали та перевиконали основні планові завдання 2009 року і забезпечили належне зберігання документів Національного архівного фонду.

Протягом 2009 року проводилась робота з поліпшення фізичного стану документів: оправлено та підшито 1091 од.зб., що на 29% перевищує планові показники, відремонтовано 38936 аркушів документів з паперовою основою, закартоновано 14903 справи, що перевищує планові показники на 21%. Держархівом області відремонтовано 38936 аркушів (на 11% більше від запланованого обсягу).

Приділялась увага обліку фондів і документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних установах області. З цією метою здійснено перевірку наявності документів, у процесі якої Держархівом області перевірено 73913 справ (що на 2% більше від запланованого обсягу), архівними відділами райдержадміністрацій – 22752 справи.

Госпрозрахунковими відділами Держархіву області та міста Олександрії протягом даного періоду упорядковано 2413 од.зб. управлінської документації (що складає 122% від запланованого обсягу) та 3036 од.зб. з особового складу (що в 4,5 разів перевищує планові показники та на 805 од.зб. більше, ніж у 2008 році).

Державними архівними установами області та архівними відділами міськрад прийнято на державне зберігання 11038 од.зб. управлінської документації (що на 23% більше від запланованого обсягу). Держархівом області прийнято також 301 од.зб. документів особового походження; 4 од.зб. фото-, 2 од.зб. фоно-, 5 од.зб. відеодокументів. До архівних відділів райдержадміністрацій і міськрад надійшло 6929 документів з особового складу від ліквідованих установ, підприємств, організацій різних форм власності.

На засіданнях експертно-перевірної комісії Держархіву області схвалено описи справ на 12567 од.зб. управлінської документації та 6431 од.зб. з особового складу (що на 952 од.зб. більше, ніж у 2008 році).

З метою посилення контролю за організацією роботи архівних підрозділів установ, організацій, підприємств та стану діловодства протягом року державними архівними установами області та архівними відділами міських рад проведено 241 комплексну (що на 27 перевірок більше, ніж у 2008 році), 62 тематичні та 191 контрольну перевірки. Архівними установами низової ланки проведено 52 наради-семінари та взято участь у 9 нарадах-семінарах, що проводилися іншими установами, з питань забезпечення збереженості документів, організації та ведення діловодства в установах, підприємствах та організаціях, дотримання вимог щодо упорядкування та передавання справ на державне зберігання.

Держархівом області здійснено 4 комплексні та 4 тематичні перевірки роботи архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад. Під час проведення перевірок начальникам архівних відділів надано методичну і практичну допомогу з питань організації діяльності архівних установ.

У звітному періоді Держархівом області проведено 4 наради-семінари з керівниками архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад, трудових архівів області з питань діяльності архівних установ області та виконання запитів щодо виділення і приватизації земельних ділянок, кущову нараду-семінар на базі архівного відділу Знам’янської міської ради з питань використання архівної документної інформації в архівних установах та 3 семінари з працівниками діловодних і архівних служб, представниками експертних комісій підприємств, установ і організацій різних форм власності м.Кіровограда.

При Держархіві області продовжено роботу постійно діючих однорічних заочних курсів підвищення кваліфікації працівників архівних установ області.

З метою поліпшення якості формування Національного архівного фонду, покращення організації ведення діловодства Держархівом області підготовлено примірні номенклатури справ: управління Пенсійного фонду у районі, сільської ради та її виконавчого комітету, районної профспілкової організації, номенклатуру справ Кіровоградської обласної організації Українського товариства охорони пам’яток історії і культури.

В області створено та функціонує 23 Трудові архіви для централізованого тимчасового зберігання документів з особового складу суб'єктів господарської діяльності незалежно від форм власності.

Архівістами області була проведена певна робота по використанню архівних документів із застосуванням усіх форм інформаційного забезпечення громадян. Працівниками державних архівних установ та архівних відділів міських рад було виконано 915 тематичних запитів (що у 3 рази перевищує планові показники), 14309 запитів соціально-правового характеру (що майже втричі більше плану), з них на 12687 запитів дано позитивні відповіді, що складає 88,6% від загальної кількості. У тому числі Держархівом області виконано 2403 запити від громадян. Трудовими архівами області виконано 12260 довідок, що на 1146 більше, ніж у 2008 році.

Протягом звітного періоду опубліковано у місцевій пресі 49 статей, підготовлено 46 виставок архівних документів (що удвічі більше від запланованого та на 12 більше, ніж у 2008 році), 17 радіопередач (що становить 130% від запланованих показників) та 42 телепередачі, які були присвячені історичним подіям, пам’ятним датам, діяльності архівних установ області. Архівними установами області підготовлено 35 ініціативних інформацій до ювілейних дат утворення установ і організацій області.

У читальних залах державних архівних установ області та архівних відділів міських рад протягом звітного періоду працювало 504 користувача (що на 152 більше, ніж у минулому році), було видано 6571 справу (що в 3,3 рази більше, ніж у 2008 році) та 635 екз. друкованого фонду.

У звітному році Державним архівом області проводилась робота по виявленню документів до збірника документів „Страдницький шлях хліборобів. За матеріалами судових справ репресованих селян 1929-1950 років, що зберігаються у Державному архіві Кіровоградської області”. Продовжено роботу над архівно-пошуковим проектом „Український мартиролог ХХ століття”.

Протягом 2009 року відбулися певні зрушення у вирішенні проблем забезпечення умов зберігання документів в деяких архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад.