Протягом січня – березня 2009 року Держархів забезпечував виконання вимог Закону України „Про звернення громадян”, Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування” щодо забезпечення реалізації конституційних прав громадян на письмове звернення та особистий прийом, здійснення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян, задоволення законних вимог заявників.

Встановлено порядок особистого прийому громадян керівництвом архіву. Інформація щодо графіку прийомних днів та особистого прийому громадян керівництвом розміщена також на веб – сайті архіву.

Протягом першого кварталу 2009 року на особистому прийомі у керівництва побувало 4 відвідувача, яким було надано консультації та роз’яснення з різних питань.

Протягом звітного кварталу на усі звернення надано відповіді згідно з термінами, визначеними законодавством. Випадків надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей та безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам не зафіксовано.

Звернення від ветеранів війни та праці? інвалідів, непрацездатних осіб та осіб, які постраждали внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних матерів та інших категорій громадян, що потребують соціального захисту та підтримки, розглядалися першочергово.

З метою попередження причин, що породжують повторні звернення громадян, проводиться систематичний щомісячний аналіз звернень громадян та стану цієї роботи. На основі проведеного аналізу забезпечувалася підготовка і публікація у газеті „Народне слово” та на веб-сайті архіву роз’яснень та консультацій з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян.

Створено та впроваджено в роботу автоматизовані системи з реєстрації та контролю за виконанням запитів соціально-правового характеру, реєстрації вхідної та вихідної документації. Ведуться журнали реєстрації прийому відвідувачів керівництвом та працівниками відділу інформації та використання документів. Прийом громадян здійснюється у спеціально обладнаній кімнаті.