Протягом 2009 року Держархів області забезпечував виконання вимог Закону України „Про звернення громадян”, Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування” щодо реалізації конституційних прав громадян на письмове звернення та особистий прийом, здійснення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян, задоволення законних вимог заявників.

Встановлено порядок особистого прийому громадян керівництвом архіву. Інформація щодо графіку прийомних днів та особистого прийому громадян керівництвом розміщена у фойє та на веб-сайті архіву.

Протягом року на особистому прийомі у керівництва архіву побувало 15 відвідувачів, у працівників – 1436 відвідувачів, яким було надано консультації та роз’яснення з різних питань.

Протягом 2009 року на всі звернення надано відповіді згідно з термінами, визначеними законодавством. Звернення від політичних в’язнів і колишніх репресованих, ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб та осіб, які постраждали внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних матерів розглядалися першочергово.

На основі проведеного аналізу та з метою своєчасного і фахового інформування громадян з питань, що найчастіше порушуються громадянами у зверненнях, Держархівом здійснюється підготовка та публікація матеріалів консультативно-роз’яснювального характеру у газеті „Народне слово” та на веб-сайті архіву. У фойє архіву продовжує функціонувати і постійно поповнюється стенд „Інформаційне забезпечення громадян”, матеріали якого надають інформацію щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих установ

Реєстрація та контроль за виконанням запитів соціально-правового характеру здійснюється за допомогою автоматизованих систем. Окремо від загальної реєстрації ведеться реєстрація звернень іноземних громадян. введено у дію Класифікатор звернень громадян, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 з урахуванням змін до Класифікатора звернень громадян, затверджених розпорядженням голови облдержадміністрації від 17 лютого 2009 року № 74-р.

Ведуться журнали реєстрації прийому відвідувачів керівництвом та працівниками відділу інформації та використання документів. Прийом громадян здійснюється у спеціально обладнаній кімнаті.