|
Тел.: (0522) 37-31-10 E-mail: [email protected] |
| Оберіть зручний розмір шрифта: |
Порядок виконання запитів у Державному архіві Кіровоградської області
- Подання запитів до архіву
- Види запитів
- Оформлення запиту
- Строки виконання запитів
- Перелік нормативно правових документів, що регламентують роботу по виконанню запитів
1. Подання запитів до архіву
Запити юридичних/фізичних осіб можуть подаватися до архіву поштою, електронною поштою, факсом та на особистому прийомі. Запити від юридичних і фізичних осіб, що надходять поштою та електронною поштою, приймаються і реєструються у відділі археографії та використання документів держархіву (вул. Академіка Корольова, 3).
Особистий прийом громадян здійснює відділ археографії та використання документів, який працює у 1-му корпусі архіву (вул. Академіка Корольова, 3, тел. 37 31 11)
Усі запити, що надійшли до архіву поштою, електронною поштою, на особистому прийомі, підлягають обов’язковому розгляду.
У разі отримання запиту електронною поштою запит роздруковують, реєструють та передають на виконання у відповідний структурний підрозділ архіву.
Про прийняття запиту до розгляду або вмотивовану відмову у розгляді інформують заявника.
Керівництво архіву здійснює особистий прийом громадян за графіком, затвердженим головою облдержадміністрації.
2. Види запитів
Архів виконує такі види запитів: соціально-правового характеру, майнові, тематичні і персональні (біографічні, генеалогічні). Вид запиту за його тематикою та метою використання визначається спеціалістом архіву.
Соціально-правові запити – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їхніх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:
- реєстрацію актів громадянського стану (актові записи про народження, шлюб, смерть, розлучення);
- національність,
- освіту;
- трудовий стаж і заробітну плату;
- нагородження державними нагородами, присудження почесних звань;
- перебування на окупованій території України у період Великої Вітчизняної війни;
- перебування у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;
- вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини в період Великої Вітчизняної війни;
- репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення виборчих прав і наступну реабілітацію.
Майнові запити - це підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно - рішення виконкомів про: виділення земельних ділянок під будівництво об'єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд та ін.
Тематичні запити - це надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
Персональні запити – це біографічні, генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.
- Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи.
- Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду.
Виконання тематичних, персональних (біографічних і генеалогічних) та майнових запитів архів здійснює як платну послугу (див. Перелік послуг Держархіву Кіровоградської області, які надаються безоплатно та на умовах оплати).
Фізична/юридична особа має право провести самостійний пошук за документами архіву у читальному залі.
Надання архівних довідок, необхідних для соціального захисту громадян судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю, депутатам, органам виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також юридичним і фізичним особам, які передали документи на зберігання, здійснюється безоплатно.
Фізична/юридична особа, яка проводитиме самостійний пошук документів, що підтверджують родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних або генеалогічне дослідження, має надати архіву документи про згоду особи щодо проведення такого пошуку (заяву на адресу архіву про дозвіл на проведення генеалогічного пошуку другою особою та копію паспорту замовника) або засвідчене нотаріально доручення від замовника генеалогічного дослідження.
У випадку виконання архівом значного обсягу робіт з виконання тематичних, персональних та майнових запитів, що передбачає виявлення документів, їх анотування, виготовлення копій, складання переліку, укладання інформаційного документа та інше, з юридичною особою архів укладає відповідний договір, в якому визначаються умови, форми і строки виконання запиту. Оплата послуг архіву здійснюється на договірних засадах відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
Непрофільні запити. Запити, що не відповідають профілю держархіву, впродовж 15 днів з дати їхньої реєстрації в архіві пересилаються за місцем зберігання витребуваних документів з письмовим інформуванням заявника або ж архів надає заявникові відповідні рекомендації письмово.
3. Оформлення запиту
Запити оформлюються заявниками за встановленими Держархівом області формами або у довільній формі.
Для фізичної особи обов‘язковими реквізитами є: прізвище, ім‘я та по батькові заявника, повна поштова адреса (вулиця, номери будинку, квартири, населений пункт, країна, поштовий індекс), за наявності – електронна адреса.
Анонімні запити (без зазначення прізвище, ім‘я та по батькові заявника, повної поштової адреси) не реєструються і на виконання не приймаються.
Для юридичної особи обов‘язковим є оформлення запиту на бланку установи за підписом керівника.
4. Строки виконання запитів
Соціально-правові, майнові та тематичні запити виконуються у термін до 1 місяця (до 30 днів) з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками, каталогами, картотеками, базами даних) строк його виконання становить 15 днів з дати реєстрації. Строк виконання може бути продовжений за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати 45 днів (ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР).
Першочергово виконуються запити осіб, які мають встановлені законодавством пільги.
Генеалогічні запити виконуються архівом у обсязі, який дозволяє штат і бюджет часу. У термін до 1 місяця архів надає відповідь щодо результатів (перспектив) пошуку. У випадку значного обсягу роботи, архів повідомляє заявника про необхідність продовження терміну виконання запиту або про можливість продовження заявником чи його представником подальших досліджень самостійно у читальному залі архіву.
Повторні звернення (запити) від одного й того ж громадянина не розглядаються, якщо перше звернення (запит) вирішено по суті і надано вичерпну відповідь. Не розглядаються звернення (запити) від недієздатних осіб (ст 8. Закону України «Про звернення громадян»).
Ст. 20 Закону України «Про публічну інформацію» від 13.01.2011 № 2939-VI з вимогою розгляду звернення (запиту) у 5-денний термін стосується тільки інформації про діяльність архіву як державної установи і не розповсюджується на виконання архівними установами запитів соціально-правових, майнових, тематичних, біографічних, генеалогічних, які керуються Законами України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
Метою і сферою дії Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон) є забезпечення прозорості та відкритості суб’єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.
Частиною 1 статті 1 Закону визначено, що публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом. Публічна інформація є відкритою, крім випадків, встановлених законом.
Виконання запиту на інформацію не потребує узагальнення, аналітичної обробки даних, не вимагає створення у відповідь на запит нової інформації або створення її в інший спосіб. В частині 1 статті 5 Закону зазначено, що доступ до публічної інформації і забезпечується шляхом систематичного та оперативного її оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, на офіційних веб-сайтах в мережі Інтернет, на інформаційних стендах та будь-яким іншим способом.
Водночас, для виконання запиту, що стосується пошуку ретроспективної інформації за документами архіву, виконавцем ретельно вивчаються відомості, які містяться в заяві, проводиться виявленя витребуваних відомостей в документах, у разі наявності таких відомостей, оформлюється відповідна архівна довідка (офіційно завірений архівом документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту на підставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.
Таким чином, запит з питань отримання відомостей за архівними документами не відносяться до категорії, що підпадають під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації». Порядок розгляду на виконання таких запитів регулюється положенням законів України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про національний архівний фонд та архівні установи».
Депутатський запит - це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до Президента України, до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності, дати офіційну відповідь з питань, віднесених до їх компетенції (ст. 15 Закону України «Про статус народного депутата України»).
Депутатське звернення розглядається у 10–ти денний термін з моменту його отримання та реєстрації. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений термін, йому направляють офіційний лист у якому повідомляють про причини продовження строку виконання запиту. Загальний строк депутатського звернення не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання (ст. 16 Закону України «Про статус народного депутата України»).
Перелік нормативно правових документів,
що регламентують роботу по виконанню запитів
Цей Порядок розроблено на підставі таких нормативно-правових актів:
- Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»,
- Закон України «Про звернення громадян»,
- Закон України «Про інформацію»,
- Закон України «Про статус народного депутата України»,
- Указ Президента України від 7 лютого 2008 р. № 109/208 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення громадян до органів місцевої влади та самоврядування»,
- Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348,
- Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242.
- Типова інструкція з діловодства у центральних державних архівних установах, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя, затверджена наказом Міністерства юстиції України 25 жовтня 2012 р. № 1571/5.
- Правила роботи архівних установ України, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.
- Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам, затверджений Наказом Міністерства юстиції України 19 листопада 2013 р. № 2438/5.