Тел.: (0522) 37-31-10 E-mail: [email protected]
Оберіть зручний розмір шрифта:

ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН

Нормативно-правові акти

Рішення колегії

(на початок сторінки)

Порядок організації роботи з проведення особистого прийому громадян у Держархіві області

Цей порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян керівництвом та співробітниками відділу інформації та використання документів у Державному архіві Кіровоградської області (далі – Держархів області).

1. Особистий прийом громадян у Держархіві області здійснюється відповідно до статті 22 Закону України „Про звернення громадян” в установленому порядку.

2. Прийом громадян проводиться директором Держархіву області, його заступниками у встановлені графіком дні та співробітниками відділу інформації та використання документів у прийомні дні.

3. Особистий прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати –героїня”, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України здійснюється першочергово.

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

4.Інформація про порядок і графік проведення особистого прийому громадян керівництвом та прийомні дні розміщується на стенді у фойє та на офіційному сайті Держархіву області.

5. Особистий прийом громадян керівництвом Держархіву області проводиться за попереднім записом або в день звернення заявника без попереднього запису. Попередній запис на особистий прийом до керівників Держархіву області проводиться працівниками приймальні (тел. 37-31-10).

6. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом з’ясовується прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи архівних установ області він звертався і яке було прийнято рішення.

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

7. Список громадян на особистий прийом до керівництва Держархіву області із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові, змісту порушуваних питань подається відповідно директору 3Держархіву області або його заступникам.

8. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами.

9. До участі у проведенні особистого прийому громадян керівництвом можуть запрошуватися працівники Держархіву області за рішенням керівників Держархіву області.

10. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі у керівництва Держархіву області неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

11. Прийом громадян працівниками відділу інформації та використання документів проводиться у прийомні дні, прийом іногородніх громадян здійснюється також і у неприйомні дні.

12. Прийом громадян працівниками відділу інформації та використання документів проводиться у спеціально обладнаній кімнаті, де розміщені акти законодавства, зразки оформлення звернень, інформація щодо місцезнаходження архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, трудових архівів, їх контактні телефони.

13. Під час особистого прийому працівниками відділу інформації та використання документів громадяни оформляють письмову заяву та /або отримують необхідні консультації. Усі звернення, що надійшли під час прийому, направляються до приймальні Держархіву області у день надходження.

14. На зворотному боці заяви, поданої громадянином на особистому прийомі працівниками відділу інформації та використання документів працівник відділу ставить власний підпис, проставляє дату прийому, вказує соціальний стан та категорію заявника.

15. Звернення як на особистому прийомі у керівництва Держархіву області, так і на прийомі у працівників відділу інформації та використання документів може бути подано особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). У зверненні мають бути вказані прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина та зміст питання, що розглядається. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

16. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян керівництвом архіву та співробітниками відділу інформації та використання документів не допускається.

17. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівництвом та працівниками Держархіву області, проводиться у разі, коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті. У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

18. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.

19. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

20. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

21. Відповідальним за контроль і ведення діловодства за зверненнями громадян визначено начальника відділу інформації та використання документів, що зафіксовано в посадовій інструкції.

22. Відповідно до ст. 20 Закону України „Про звернення громадян” звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації. Якщо в місячний термін вирішити питання неможливо, то керівництвом Держархіву області термін його вирішення може бути подовжений до 45 календарних днів з обов’язковим повідомленням заявника.

23. Працівники приймальні Держархіву області забезпечують направлення звернення, що подане на особистому прийомі, безпосередньо тим виконавцям, до відання яких належить їх розгляд і вирішення.

24. Начальник відділу інформації та використання документів Держархіву області здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян, прийнятих на особистому прийомі у керівництва Держархіву області та звернень, що надійшли під час прийому працівниками відділу.

25. Стан роботи із зверненнями громадян двічі на рік розглядається на засіданнях колегії Державного архіву Кіровоградської області.

Графік особистого прийому громадян керівництвом

(на початок сторінки)

Соціально-правові запити

Виконання соціально-правових запитів є одним із пріоритетних напрямків роботи Держархіву.

Соціально-правовий запит стосується надання необхідної інформації для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб про:
- громадянський стан;
- освіту та навчання;
- трудовий стаж;
- нагородження, присвоєння почесних звань;
- участь у партизанському та підпільному русі;
- перебування на окупованій території, примусове вивезення до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи у період Другої світової війни;
- репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

Виконання запитів, спрямованих на соціальний захист та забезпечення прав громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства як на території України, так і за її межами, а також задоволення інтересів населення, пов’язаних із доступом до ретроспективної документної інформації згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (ст. 35), здійснюється безкоштовно.

На першому плані стоїть, безумовно, виконання запитів щодо репресованих, реабілітованих та депортованих громадян, які постраждали від репресій 30-х-50-х років; осіб, примусово вивезених до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи під час Другої Світової війни.

Для підготовки довідок колишнім остарбайтерам використовуются матеріали "фільтраційних справ", отриманих від Служби Безпеки України в Кіровоградській області; фондів окупаційних та радянських органів влади часів Другої світової війни та перших повоєнних років, місцевих комісій сприяння Надзвичайній комісії СРСР із встановлення збитків та розслідування злочинів окупантів. Довідки, надані державним архівом, є основною підставою для визнання прав громадян на компенсаційні виплати та отримання передбачених законодавством пільг. Причому значення мають як позитивні довідки, що однозначно підтверджують факти переслідування громадян з боку тоталітарних режимів, так і негативні, що засвідчують відсутність у Державному архіві області документів про певну особу, і надають їй можливість підтвердити факти переслідувань іншим шляхом (заявами свідків, судовими рішеннями).

Для підготовки довідок особам, які були репресовані використовуются матеріали архівно-слідчих справ, що також були передані Держархіву Службою Безпеки України в Кіровоградській області; фондів виконкомів районних та сільських рад. Підтвердити факт проживання на окупованій території м. Кіровограда можна за допомогою будинкових книг по прописці громадян.

Довідки про стаж роботи, навчання, проживання наводяться за архівними фондами відповідних установ, підприємств, учбових закладів. Видані за ними архівні довідки мають суттєве значення для нарахування пенсій, працевлаштування громадян в Україні та поза її межами.

До категорії соціально-правових відносяться також запити щодо підтвердження чи встановлення дати народження, одруження, смерті. Останнім часом у зв’язку з міграційними процесами та зростанням національної самосвідомості населення України значно збільшилася кількість запитів щодо підтвердження національності або віросповідання. Такі відомості містяться у церковних метричних книгах.

Довідки про нагородження та присвоєння почесних звань надаються на підставі документів виконавчого комітету Кіровоградської обласної ради, про участь у партизанському та підпільному русі – на підставі документів Кіровоградського обкому КПУкраїни.

Строки виконання запитів, у відповідності до закону „Про звернення громадян”, не можуть перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. Відповіді на звернення, які не потребують додаткового вивчення, надаються невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник архіву або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

(на початок сторінки)

Генеалогічні запити

Упродовж останніх років на адресу Державного архіву Кіровоградської області надходить все більше генеалогічних запитів від громадян України та іноземних громадян, що мають на меті пошук інформації про своїх предків, встановлення родоводу. У архіві є достатньо велика джерельна база для здійснення генеалогічних пошуків – це метричні книги другої половини ХVІІІ – початку ХХ століття різних конфесій: православної, римо-католицької, лютеранської, іудейської, а також ревізькі казки, шлюбні обшуки, сповідальні розписи, інші матеріали.

Генеалогічні дослідження проводяться на платній основі. Вартість виконання запиту залежить від його складності та визначається Цінами на роботи (послуги) у сфері використання та забезпечення збереженості архівних документів, що можуть виконуватись Державним архівом Кіровоградської області, затвердженими наказом Державного архіву Кіровоградської області 15 червня 2011 року № 48, що зареєстрований в Головному управлінні юстиції у Кіровоградській області 23 червня 2011 року № 33/1579. Згідно з п.4.1.1 "Цін..." вартість запиту складає 993 грн.74 коп.

Для здійснення фахівцями Держархіву швидкого та результативного пошуку необхідно якомога повно та точно вказати такі вихідні дані:
- назва села, міста, містечка де проживали предки, його адміністративно – територіальне підпорядкування;
- прізвище, ім’я, по батькові предка (для жінки – дівоче прізвище);
- дати народження, шлюбу, смерті;
- віросповідання
- суспільний (майновий) стан;
- ім’я заявника, поштова (за наявності електронна) адреса.

Звертаємо Вашу увагу на те, що на сайті Держархіву Кіровоградської області у розділі "Фонди та документи" рубриці "Бібліографія" виставлено "Анотований реєстр описів. Том 1. Фонди періоду до 1917 року.", який містить Покажчик до фондів, в яких зберігаються книги реєстрації актів про народження, шлюб, розлучення і смерть (стор.236-280) у розрізі населених пунктів та років документів до них. (на початок сторінки)

2005-2022
Flag Counter